コラム

WEB制作を成功させる要件定義の作り方とは?【要件定義の役割も紹介!】

2022.8.7
  • # Web制作・ホームページ作成
WEB制作を成功させる要件定義の作り方とは?【要件定義の役割も紹介!】

WEB制作で要件定義が重要な理由

WEBサイトを制作するとき、必ず必要となるのが要件定義です。なぜ要件定義が重要なのかについて説明します。

要件定義の役割

要件定義とは、WEB制作に入る前の準備としてサイトのイメージを具体化するものです。
企業が自社サイトを立ち上げる時は社内でチームを組みますが、外注の制作会社などと連携して制作することもあります。
WEB制作というひとつの目標に向かってチームは動くわけで、目指すサイトのイメージがバラバラではうまくいきません。
WEB制作を完成させるには、チームの意見を統一させ、同じイメージを共有する必要があり、そのために作成するのが要件定義です。
要件定義はWEB制作の最初の工程であり、船が航海するときに欠かせない羅針盤と同じような役割を果たします。
これは個人でWEB制作する場合も同じです。イメージが具体化されていないと制作の途中で迷いが生じて、サイトの完成までに紆余曲折を経ることになります。

新規でWEB制作する場合

新規の場合は何の目的でサイトを起ち上げるのか、どのような機能を実装するのか、それを明確にするために要件定義の作成が必要です。
また要件定義を作成することにより、完成までのスケジュールや予算なども決まってきます。
要件定義がなければ制作過程で混乱が生じることがあり、完成の見通しが立たなくなったり、想定以上に予算が必要となって挫折したりすることも考えられます。

リニューアルでWEB制作する場合

WEBサイトをリニューアルする場合、要件定義を作成するポイントは現状の問題点をすべて洗い出すことです。
リニューアルが必要になった理由や原因があるはずなので、まずそれを明確化します。
問題点が浮き彫りにならないと対策の練りようがありません。改善点などを要件定義で作成することが、サイトのグレードアップにつながるのです。

要件定義のプロセス

では、実際に要件定義を作成していくプロセスと具体的な進め方について説明します。

ヒアリングする

新規であれリニューアルであれ、制作するWEBサイトのイメージを明確化するためには情報を集める必要があり、そのために行うのがヒアリングです。
チームプロジェクトとして動く場合、メンバー個々の考え方やイメージがあるはずですから、ヒアリングして一同が情報を共有できるようにします。
個人でWEB制作するときも、自分の中のイメージを自問自答して具体化にしておくことが大切です。

ヒアリングする対象はおもに3つです。
・社内関係者
・経営層
・企業のエンドユーザー

社内関係者からはPV数やコンバージョン率などの課題を、経営層からは経営課題やマーケティング課題を、エンドユーザーからはアンケートなどでサイトの使い勝手や情報の見つけやすさなどの課題をヒアリングします。
また企業には大きな可能性や価値が秘められているケースがあり、それを見つけ出せるのもヒアリングです。競合するサイトと差別化を図る上で、他社にはない価値を発見できる可能性があります。

課題を整理する

ヒアリングによって集まった様々な情報から問題点を洗い出し、課題を整理します。
課題の整理で重要なのは、WEB制作の目的やゴールに向けて必要な課題の優先順位をつけるという点です。
出てきた問題点のすべてに手を打ちたくなりますが、それをやると本来の目的を見失う恐れがあります。
課題に優先順位をつけ、一番重要な改善点からWEB制作へ落とし込んでいくようにしてください。
課題を整理するときは、SEO、コンテンツ、UIなどのようにコンテンツごとに分類しておくのが基本です。

この段階で以下の情報を共有しておくとスムーズに整理が進みます。。
・KGIの数値目標
・参考サイトの情報
・リニューアル後のターゲット像

KGIは経営目標達成指標と呼ばれ、売上高、利益率、成約件数などの目標値です。参考サイト情報は、WEB制作にあたって参考にしたいサイトをいくつかピックアップしておきます。ターゲット像もあらかじめ絞り込んでおいてください。

仮説を立てる

課題整理ができたら、起ち上げたWEBサイトを誰に、何を見せ、どのような結果を出せるかの仮説を立てます。
仮説を立てることによって、WEB制作の方向性が見えてきます。
もし方向性が見えてこなかったりブレるようなら、WEB制作(リニューアル)の目的が明確でないことが原因です。なぜWEB制作をするのか、もう一度原点に立ち返って検討する必要があります。

具体的な作業としては、課題を整理したシートを作成し、それを元に実施する施策やアイデアなどをツリー状に見やすく図表化してください。
例えば、ツリーのトップにWEB制作の目標、その下に大テーマを3つほど作り、大テーマの下に具体的な施策を並べるといった感じです。
全体がピラミッド型のツリーになって、仮説の方向性が捉えやすくなります。

仮説を立てるときに考慮すべきポイントは3つです。
・予算
・スケジュール
・重要度(緊急度)

仮説はあくまでも実現に向けての設計図なので、予算が超過したり、スケジュール的に無理だったりすることのないように考慮します。また重要度(緊急度)や難易度によって各施策の取捨選択を行うことが必要です。

意見をまとめる

仮説が立案できたら、社内の意見をまとめて合意形成を行います。特にリニューアルの場合はWEB制作の方向性や施策のチェックが必要です。
合意形成が不十分だと、WEB制作の途中で不具合が出たり、仮説の再検討を余儀なくされることもあります。

以下は、合意形成に欠かせない2つの方法です。
・検討会議
・ワークショップ

検討会議やワークショップを開いて、関係部署を巻き込んで意見を出し合ってもらうことが重要です。
ポイントは参加者全員でWEB制作の方向性を再確認することで、それにより社内に対して求心力が得られます。
その後のWEB制作をスムーズに進めるためにも、経営層や他の部署の参加は欠かせません。

文書化する

合意形成ができたら、いよいよ文書化です。要件定義の内容を要件定義書という形にまとめます。
要件定義書を作成することで、WEB制作に関わるスタッフ全員が内容をしっかり把握し、振り返ることが可能です。
WEB制作の工程で迷いや不安が生じたときに、要件定義書があれば基本に立ち戻ることができます。

要件定義書の内容で外せない項目は5つです。
・WEB制作(リニューアル)の目的
・ターゲット層
・施策
・条件
・設計方針

ただ文章を書き連ねるだけでなく、わかりやすい書式でモチベーションを上げる書き方をしてください。
既存のテンプレートを利用するのもひとつの方法です。

要件定義で気をつけたい7つのポイント

要件定義に取りかかる前に、気をつけておくべき事柄について説明します。スムーズなWEB制作のためにも抑えておきたいポイントです。

①WEB制作(リニューアル)の目的を決める

要件定義の作成で重要なポイントのひとつが目的の明確化です。何のためにWEB制作をするのか、リニューアルするのか、最初に決めてください。
気をつけたいのは複数の目的を設定しないことです。目的が複数あるとWEB制作のテーマがぶれて、統一感のないサイトになってしまいます。

目的を設定するポイントは3つです。
・集客を増やす
・企業の信頼性
・採用情報

WEB制作の目的で最も多いのが集客です。制作段階におけるSEO対策が重要になりますが、要件定義では顧客を増やし、商品やメニューを知ってもらうという目的を明確にします。

企業の信頼性を高めるのを目的とする場合、要件定義には会社概要の内容についての明記が必要です。企業の成り立ちやエピソード、社会貢献などにより信頼度や好感度を高めることができます。
良い人材を獲得するという目的なら、採用についての情報充実や、学生を惹きつける訴求力についてのアイデアなどを要件定義に取り入れてください。

②チームリーダーを決める

WEB制作を進める進行役としてチームリーダーを決めます。専門的にはWEBディレクターと呼びますが、コミュニケーション能力が必須です。
WEB制作(リニューアル)には多くの部署、関係者、チームスタッフとのコンタクトが必要です。
WEB制作のプロセスでは意見の衝突や方向性の違いなどが顕在化しますが、チームリーダーはそれらをまとめて前へ進めていきます。
チームリーダーを決めないで要件定義の作成に入ると、いろいろな意見に振り回され、方向性の定まらない結果になりがちです。

③多様な意見に振り回されない

要件定義では様々な意見や考え方を一旦テーブルに広げることが大事です。
WEB制作が進んでから、実はこんな意見があると言われても後戻りはできません。
意見や考え方の違いを共有することは大事ですが、多様な意見に振り回されるのではなく、メンバーが納得する方向へまとめる必要があります。

その役目を果たすのがチームリーダーですが、誰でもいいという訳ではなく、以下の3つの条件を備えた人を選んでください。
・聞き上手であること
・話し上手であること
・指導力があること

ヒアリングのプロセスでは聞き上手であることが、合意形成では話し上手であることが役立ちます。
多様な意見に振り回されないためには指導力が必須です。

④機能の優先順位を決める

要件定義を作る上で大切なコトは機能の優先順位の決め方です。
例えば、WEB制作では便利なサービス機能を取り入れるという目的があります。リニューアルする場合などは、それまでになかった新しい機能の導入が決め手です。
だからといって、便利な機能をたくさん入れればよいというものではありません。エンドユーザーが使わない機能をたくさん入れても、負荷がかかるだけです。

優先順位の決め方は下記の3つがポイントになります。
・WEBサイトに欠かせない機能であること
・競合サイトに導入されている機能であること
・その機能で劇的にサイトが便利になること
この3つを基準にして機能の優先順位を決めると、不要な機能を選別するのに役立ちます。

⑤企画に一貫性を持たせる

WEB制作で要件定義を作成する上で最も重要なのは目的・目標の設定です。そこに向かって意見を調整し、要件定義をまとめていきます。
注意するポイントは、要件定義で決めたことを変更しないことです。目的がターゲット層の拡大なら、その軸をぶらさず一貫性を持たせてください。

一貫性を保つためのポイントは2つです。
・目的の共有を徹底させる
・チームリーダーの権限を尊重する

関係部署や上層部から様々な意見が出ると、企画を変更したくなりがちです。そうなると当初の目的とは異なるWEBサイトが出来上がってしまいます。

⑥インフラ環境とユーザー環境を考える

WEB制作ではサーバー、ドメイン、セキュリティなどのインフラ環境が重要です。要件定義ではインフラ環境についても取り上げて、予算を確保してください。
個人でWEB制作するのなら無料のサーバーを利用するという方法がありますが、企業の場合はサイトで個人情報を扱うこともあるので、高度なセキュリティ環境が整った有料サーバーが必要になります。

決めるポイントは3つです。
・サーバーを決める
・ドメインを決める(または維持する)
・セキュリティのレベルを決める
また、サイトを閲覧するユーザー側の環境も考える必要があります。それぞれ閲覧環境は異なるので、対応ブラウザのバージョンなども要件定義で決めます。

⑦その他の注意ポイント

WEB制作の基盤となる要件定義にとって、以上の6つのポイントはとても重要です。そのほかにも注意すべきポイントがあります。
・サイトのリリース日時を決める
・WEB制作にかかる費用を明記する
・リリース後の運用方法を決める
・読みやすい要件定義書にする

要件定義にサイトを公開する日時を決めておけば、逆算して開発スケジュールを組むことができます。特にウェブ制作会社に外注する場合は、リリース日時の設定は大切です。
WEB制作にかかる費用の概算を要件定義に明記することで、搭載する機能の優先順位が決めやすくなります。不要な機能を排除してコストを下げることが可能です。

サイトを公開したあとの保守運用についても要件定義にまとめてください。社内で行う場合はどの部署が担当するのか、外注する場合はどの範囲まで依頼するのかなどです。WEB制作の規模が大きくなると要件定義書も分厚いものになりがちです。上層部に見せる場合、読んでもらえるような工夫をします。
例えば、読んで欲しいページには目次に印をつけたり、重要な部分には異なる色をつけたりなどです。
全部読まなくても要件定義のポイントが理解できるようにします。

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